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Facilitare l’adozione del project management

Monday, December 27th, 2010 by

Ho già parlato in un precedente post della proposta di una metodologia semplice ed efficace per il cambiamento in azienda, in questo mi soffermerò in particolare sulla fase di messa in atto della nuova organizzazione e dell’introduzione nella pratica di lavoro delle metodiche di project management una volta che queste sono state elaborate e definite.
Il sistema classico è quello di svolgere delle sessioni formative, anche se tale sistema ha il difetto di interrompere il lavoro delle figure aziendali che devono essere formate. Inoltre le sessioni formative hanno il grosso limite di essere avulse dal contesto lavorativo, per cui il rischio è che i concetti spiegati nelle sessioni formative stesse non vengano interiorizzati e che restino quindi inapplicati una volta che si è tornati al lavoro.

Come quindi introdurre efficacemente le metodiche in azienda nel minor tempo possibilesenza che le figure aziendali coinvolte debbano interrompere le proprie attività quotidiane?

Essendomi trovato recentemente a dover gestire alcune situazioni abbastanza complesse di introduzione di metodologie di project management, ho elaborato un modello basato sul mix di due elementi metodologici di provenienza diversa: il primo elemento stimola la creatività e la ricerca di soluzioni innovative e personalizzate, il secondo (di origine sportiva) consente di mantenere il processo di adozione rigorosamente indirizzato verso gli obiettivi che si vogliono raggiungere.

Il primo elemento si rifà alle tre fasi della Teoria U di Otto Scharmer: osservare a fondo, ritirarsi per riflettere e, una volta che un’idea ’emerge’, applicarla immediatamente per avere un primo riscontro sul campo e poi migliorare il modello per approssimazioni successive (prototipazione ciclica).

La conseguenza è quella di fare training on the  job orientato alla continua ricerca di soluzioni pratiche innovative, all’incirca quello che fa in partita un bravo allenatore di sport di squadra: osservare, prendere appunti, interpretare la situazione di gioco, inventare correttivi operativi immediati, provarli, correggerli e così via.

Per legare l’approccio descritto qui sopra, più creativo, alla metodologia di project management adottata, che creativa non è, utilizzo il secondo elemento, un metodo che ho mutuato dal più famoso e controverso allenatore di calcioanalizzo e ‘distillo’ abbastanza in dettaglio quali sono i principi di lavoro che favoriscono l’adozione in azienda della metodologia di project management che si vuole introdurre, poi verifico che le azioni identificate secondo il processo creativo siano coerenti con i principi di lavoro definiti e portino quindi all’effettivo raggiungimento degli obiettivi metodologici di project management.

Facendo questo, sviluppo un ambiente creativo, in cui le persone sono stimolate a ricercare e ‘scoprire’ all’interno di quello che già fanno le modalità per la migliore adozione del metodo di project management, non distolgo le persone dal lavoro e allo stesso tempo tengo incanalato il processo di adozione della metodologia verso il raggiungimento degli obiettivi metodologici prefissati.

Chiaramente questo approccio richiede molto lavoro preparatorio per sviluppare una certa ‘arte’ nel gestire il processo e nel definire correttamente i principi di lavoro: i rischi sono di definire i principi stessi in termini troppo teorici e vaghi, minando il conseguimento degli obiettivi metodologici, o al contrario in termini troppo operativi e dispositivi, ancorando il processo a idee preconcette, con ogni probabilità poco adatte al contesto aziendale in cui si va ad operare.

Ho verificato sul campo che l’approccio sopra descritto permette di raggiungere risultati insperati in tempi relativamente brevi. Riprenderò e approfondirò il tema in qualche prossimo post o laboratorio dal vivo.

8 Responses to “Facilitare l’adozione del project management”

  1. […] This post was mentioned on Twitter by Walter Allievi. Walter Allievi said: RT @pmmaratona: New blog post: Facilitare l’adozione del project management http://bit.ly/fVYlMg […]

  2. Ciao Marco, mi incuriosisci molto quando dici:
    “analizzo e ‘distillo’ abbastanza in dettaglio quali sono i principi di lavoro che favoriscono l’adozione in azienda della metodologia di project management che si vuole introdurre, poi verifico che le azioni identificate secondo il processo creativo siano coerenti con i principi di lavoro definiti e portino quindi all’effettivo raggiungimento degli obiettivi metodologici di project management.”
    Mi piacerebbe davvero avere qualche esempio concreto, dato che il metodo mi appare molto interessante 🙂

    • Marco says:

      Ciao Walter,
      ci sto pensando e in effetti ho rimandato l’esempio a un prossimo post di approfondimento perché devo ripulire dai dati dei clienti, che sono ovviamente riservati, e creare un case study.
      Il concetto, detto in termini che a te risulteranno familiari, è che ho “smantellato il complesso dei principi, sottoprincipi, sottoprincipi di sottoprincipi che costituiscono il corpo e l’anima” del project management che voglio fare adottare, per integrarli nella situazione di lavoro specifica in modo da favorire “l’introiezione gerarchizzata dei principi” di project management. In più ho solo introdotto al livello delle azioni operative l’elemento dinamico dato dal processo di Scharmer, per crearmi le condizioni ‘creative’ per ricombinare e reintegrare di continuo i principi in nuove situazioni di lavoro.
      Poi chiaramente le situazioni di lavoro sono costruite in modo da indurre la ‘scoperta guidata’: le situazioni di lavoro “li mettono su una certa strada. Loro cominciano a intuirlo, così ne parliamo, discutiamo e giungiamo a una conclusione”.
      Ho lavorato per esempio sul principio, banale, della pianificazione creando delle situazioni di lavoro che portavano a delle riflessioni in cascata, fin che un bel giorno qualcuno mi ha detto “ma se facciamo questo quello e quell’altro, la pianificazione ce la troviamo gratis”. Introiezione gerarchizzata a bersaglio! 🙂

      • Marco, mi sa che la lettura di “Questione di Metodo” ti ha davvero dato la svolta 🙂 In ogni caso bella la sintesi che stai facendo. Già ora il discorso mi è più chiaro e sono curioso davvero di sapere, a questo punto, come presenterai i principi, sottoprincipi, sottoprincipi di sottoprincipi che costituiscono il corpo e l’anima” del project management!! E ora comincio anche a vedere dove si incastra la teoria U. Resto in attesa di un bel caso da analizzare!
        A presto e buon anno, se non ti rileggo prima!
        Walter

        • Marco says:

          In effetti il “Metodo” mi ha proprio preso. Il ‘nostro’ ha lavorato su concetti che magari non sono particolarmente nuovi in assoluto ma trovo che abbia saputo sistematizzarli in modo brillante.
          Buon anno anche a te e a rileggerci presto.

  3. Marco says:

    A riprova che Mourinho parla di concetti applicabili alla gestione dei progetti, questa intervista rilasciata al quotidiano portoghese A Bola – http://www.abola.pt/nnh/ver.aspx?id=239705 .
    All’ultima domanda del giornalista risponde:

    “O que faço num jogo de futebol é o que pretendo fazer numa época desportiva quando mudo de clube: reduzir a imprevisibilidade.”

    E a che cosa serve il project management se non a “ridurre l’imprevedibilità” dei progetti?

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